ícone de categorias deNotícias ícone da data de publicação 1 de novembro de 2018.

Como reduzir os custos da farmácia com a telefonia

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Realizar a gestão de uma empresa e não se preocupar com a redução de custos é pôr em perigo a sustentabilidade do negócio. Em uma época de recursos escassos e a imprevisibilidade econômica, conter a sangria de despesas é uma atitude imperativa, desejável para qualquer administrador. E essa atenção para o que se gasta e o que se gasta deve abranger todas as áreas da companhia, incluindo telefonia.

De acordo com a pesquisa da NSB, cerca de 20% a 30% de todos os gastos de uma empresa são com telecom. No entanto, este valor pago, com 35% das ligações não têm nenhuma relação com o negócio, ou seja, são pessoais, realizadas pelos funcionários. E de 8% a 40% de tudo o que se paga para a operadora são os erros nas faturas, que passam despercebidos a quem controla e realiza os pagamentos. Em média, 60% das empresas têm problemas com os inventários e de até 15% dos telefones móveis dos desempregados estão gerando custos.

Estas são razões suficientes para adotar uma nova postura e deve incluir a revisão de telefonia nas metas estabelecidas para o ano de 2019. As reduções mensais das faturas que podem ultrapassar os 40%, fazendo sobrar recursos para serem reinvestidos no negócio. Por exemplo, uma empresa do ramo de seguros, cliente da NSB, em um ano, reduziu-se De us$ 1 milhão de custos diretos e mais de us$ 2 milhões dos custos indiretos após a auditoria, as respostas, a análise com o inventário atualizado e otimização da planta de telefonia.

Em geral, as empresas costumam contratar os serviços de telecomunicações, tomando como base apenas o valor oferecido. “A empresa se adapta aos gastos extras que vêm nas faturas, devido ao perfil de uso dos usuários. Enquanto eles mantenham um padrão de valor, o setor responsável pelos pagamentos não se preocupará em solicitar uma análise detalhada das contas. Isso só ocorrerá em caso de uma grande diferença de valores de um mês para o outro”, diz Jansen Dutra, especialista em Telecomunicações da Opex Consult.

Desinformação aumenta os custos

Um erro muito comum é pensar que o setor de tecnologia da informação é especialista em telefonia ou de que o departamento financeiro tenha entendimento do tema para analisar os detalhes de uma fatura de telefonia.

“Quase sempre nos deparamos com as contas, sob as responsabilidades dos funcionários que não entendem os detalhes dos serviços de telecomunicações. Quando perguntamos sobre os valores das tarifas para as chamadas locais e de longa distância, interatividades automática, roaming internacional e nacional, franquias e velocidades de pacote de dados, nos damos conta de que têm em conta apenas o valor total da fatura. Quando confrontamos o contrato assinado com a fatura gerada, identificamos os erros no processo de contratação que prejudicam e aumentam os custos de telefonia”, diz Dutra.

De acordo com Luiz de Andrade, da NSB, os grandes vilões da telefonia, hoje em dia, são de má gestão e o manual, por meio de planilhas de Excel, processos indefinidos, o pagamento de valores indevidos aos operadores e o inventário obsoleto. As alternativas, no entanto, deixar de perder dinheiro, são as pessoas, os processos e a tecnologia.

“Pontuamos como estritamente necessária a utilização de um software específico de gestão das telecomunicações e a revisão dos contratos e tarifas com os operadores. Mas vai além disso: as empresas devem alocar processos; validar todo o inventário, a seleção dos itens que estão sendo pagas sem uso; manter uma gestão ativa, para que os custos que não aumentam; e, se possível, contar com uma consultoria especializada”, orienta Andrade.

As empresas que trabalham com delivery devem redobrar a atenção. “É muito comum encontrar linhas que só recebem chamadas com planos que falam ilimitado para o Brasil inteiro, até mesmo para o exterior, cujo valor para o perfil de uso poderia ser muito menor. Um aparelho que só recebe chamadas não precisa de um plano ilimitado”, destaca Dutra, o Opex Consult.

Há casos ainda de mensagens que recebem os telefones com linhas ilimitadas, o que acaba gerando um alto custo e, em muitos casos, as oportunidades para as ligações pessoais, impactando negativamente no tempo de entrega.

A FarmaHall é uma rede de farmácias, com um trabalho muito forte em delivery. Depois de reestruturar o sistema dela de telefonia, passou a receber faturas com 74% de redução na telefonia móvel e 61% em fixa.

Distribuidora pagava 40% a mais do que o previsto

Quem seguiu pelo mesmo caminho foi a distribuidora Emefarma Rio, cujos custos de telefonia respondiam por, aproximadamente, 2,5% das despesas administrativas e de gestão, deixando de lado os insumos e custos de pessoal. “Recebemos uma cobrança de valores das faturas, que equivalem a cerca de 40% do valor previsto. Conexões adicionais, o tráfego de internet superior à franquia e os serviços adicionais eram cobrados por fora, na mesma factura”, conta Mariana Matos, analista administrativa na empresa.

As cobranças indevidas eram comuns, até o ponto de que a empresa a pagar um serviço de transporte,ou o pagamento de contestação de fatura. “É Importante destacar que o uso deste serviço, sempre pagava, já que os cargos eram frequentes e de grande volume”, acrescenta Mariana.

Após a negociação com o fornecedor, a Emefarma migrada para um plano ilimitado e sem excedentes. “É Importante ter em conta que entramos na negociação dispostos a pieificar parte do pacote de serviços é o trouxesse economia e previsibilidade na fatura, mas nos surpreendemos quando vimos que a concorrência no setor e passou a oferecer planos ilimitados por um preço ainda mais baixo do que o serviço anterior que pagávamos”, explica Mariana.

A distribuidora conseguiu obter uma poupança total de, aproximadamente, 25% do valor original do contrato. “Os R$ 100,00 que antes deveríamos pagar, passamos a pagar R$ 75,00 e sem custos adicionais, que antes se somavam R$ 40,00. Também abrimos mão do serviço adicional de impugnação de contas”, finaliza Mariana.

Seja cuidadoso na hora de contratar

Os especialistas sugerem que las empresas analisem o quanto do orçamento poderá ser destinado a cobrir os custos de telefonia, acompanhando os termos do contrato estão sendo cumpridos e os valores que vêm na fatura. Também é recomendável fazer contratos curtos, em média, de dois anos, para que possam ser renegociados.

Também é importante procurar novas ofertas. “Ao saber que estávamos estudando o mercado, diversas empresas e distribuidores dos operadores nos procuraram. As revendas de uma mesma operadora, que competem entre si, e saber ouvir com calma nos tem dado bons resultados”, comenta Mariana, a Emefarma.

Uma dica importante é buscar o aval dos gerentes de contas das próprias operadoras, depois de ouvir as propostas dos distribuidores para não ser vítima de um crime.

Devem ser evitados os planos que, em princípio, oferecem aparelhos, já que eles geram fidelidade e, portanto, de multa nos casos de fim prematuro do contrato. Como a tecnologia e a concorrência são maiores, o mercado está aumentando as ofertas e barateando os preços.

Cinco passos para reduzir os custos de telefonia

1 a Elaboração de um diagnóstico e atribuir um perfil atual de uso dos serviços de telecomunicações, tanto da empresa como dos empregados.

2º: Negociar com as operadoras de planos que se adaptem ao novo perfil, sem cobrança de multas contratuais.

3: Monitorar as demandas da empresa, para que todas as solicitações junto aos operadores sejam realizadas por especialistas, que utilizam os termos técnicos adequados para que não haja dúvidas.

4: Analisar cada factura gerada pelo operador, respondendo valores indevidos que sempre aparecem em detalhes, mas que não foram solicitados no momento da contratação.

5: Elaborar relatório mensal de utilização por cada empregado, setor e até mesmo departamentos, ajudando a manter o perfil traçado na primeira etapa.

Menos imposto em factura

Muitos empresários não sabem que o Órgão Especial do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro já declarou inconstitucional, por meio de decisão judicial já tenham adquirido força de coisa julgada, a cobrança de uma taxa de IVA superior a 18%, incidente sobre todos os serviços de telecomunicações de telefonia fixa, móvel, internet e etc, Em geral, todos os contribuintes, pessoas físicas e jurídicas, estão pagando 32% da quota-parte do ICMS, quando deveriam estar pagando apenas 18%, que juntamente com a taxa adicional de 4% sobre o Fundo de Combate à Pobreza, chegam a 22%. Tal ilegalidade, ainda, cometido pelo Estado do Rio de Janeiro, impõe ao consumidor contribuinte uma cobrança indevida de 10% a mais sobre o preço final dos serviços de telefonia fixa e móvel, internet, televisão por cabo, entre outros.

Por: Paulo Massi

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